Entsprechenserklärung 2009

Gemäß § 161 Aktiengesetz erklären Vorstand und Aufsichtsrat der Francotyp-Postalia Holding AG mit der Entsprechenserklärung 2009, welchen Empfehlungen des vom Bundesministerium der Justiz im amtlichen Teil des elektronischen Bundesanzeigers bekannt gegebenen „Deutschen Corporate Governance Kodex“ entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen nicht angewendet wurden oder werden.

3.8 Die Gesellschaft hat für Vorstand und Aufsichtsrat eine D&O-Versicherung abgeschlossen, in der kein Selbstbehalt vereinbart ist.

4.2.1 In der ersten Jahreshälfte wurde die Francotyp-Postalia Holding AG von einem dreiköpfigen Vorstand, wovon ein Vorstand als Vorsitzender bestimmt war, geführt. Nach Ausscheiden von zwei Vorständen wurde die Gesellschaft übergangsweise von nur einem Vorstand geleitet. Am 16. Februar 2009 wurde mit sofortiger Wirkung die Bestellung des Vorstandsvorsitzenden und Mitglieds des Vorstands durch Beschluss des Aufsichtsrat widerrufen. Mit Wirkung ab 23. Februar 2009 wurde ein neues Mitglied des Vorstands berufen, so dass der Vorstand weiterhin aus zwei Mitgliedern besteht. Ein Sprecher des Vorstands ist nicht bestimmt worden.

4.2.2 Vorstandsverträge und das Vergütungssystem werden gemeinschaftlich vom Gesamtaufsichtsrat behandelt und beschlossen. Ein Gremium zu Ausarbeitung von Vorschlägen wurde aufgrund der Größe des Aufsichtsrats nicht eingerichtet.

4.2.3 Die Gesellschaft hat bisher keine variablen Vergütungskomponenten mit langfristigen Anreizwirkungen und Risikocharakter, wie etwa Aktienoptionen und vergleichbare Gestaltungen eingerichtet. Vorstand und Aufsichtsrat stehen aber in andauerndem Gespräch über die Möglichkeiten Aktienoptionen oder vergleichbare Gestaltungen einzuführen. Wesentliche Diskussionspunkte sind in diesem Zusammenhang die Gestaltung und Definition der Erfolgsziele und Vergleichparameter ebenso wie die Begrenzungsmöglichkeit (Cap) bei nicht vorhergesehenen Entwicklungen.

5.2 Solange der Aufsichtsrat nur aus drei Personen besteht, werden keine Ausschüsse gebildet, in denen der Aufsichtsratsvorsitzende oder ein anderes Mitglied des Aufsichtsrats einen weiteren Vorsitz innehaben könnte.

5.3.1 In Abhängigkeit von den spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens und der Anzahl der Mitglieder des Aufsichtsrats werden keine fachlich qualifizierten Ausschüsse gebildet.

5.3.2 Solange der Aufsichtsrat lediglich aus drei Personen besteht, nimmt der Aufsichtsrat in seiner Gesamtheit die Aufgaben eines Prüfungsausschusses (Audit Committee) wahr.

5.3.3 Für die Bildung eines Nominierungsausschusses gelten die gleichen Bedingungen wie für die übrigen Ausschüsse.

5.4.2 Zwei Mitglieder des Aufsichtsrates sind wirtschaftliche Eigentümer von Aktien der Gesellschaft. Die Unabhängigkeit des Aufsichtsrats ist nach Einschätzung des Aufsichtsrats gegeben.

5.4.3 Gemäß Nr. 10 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft werden der Vorsitzende und der Stellvertretende Vorsitzende des Aufsichtsrats aus der Mitte des Aufsichtsrats in dessen konstituierender Sitzung gewählt. Diese Sitzung findet im Anschluss an die Hauptversammlung der Francotyp-Postalia Holding AG statt, in der die Aufsichtsratsmitglieder von der Hauptversammlung gewählt werden. Der Empfehlung, den Aktionären Kandidatenvorschläge für den Aufsichtsratvorsitz bekannt zu geben, kann entsprechend nicht gefolgt werden.

5.4.6 Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten keine erfolgsorientierte Vergütung.

7.1.2 Der Konzernabschluss wird aufgrund des umfangreichen Konsolidierungsaufwandes innerhalb von 4 Monaten nach Geschäftsjahresende erstellt. Die Quartalsberichte und der Halbjahresbericht werden ebenfalls aufgrund des hohen Konsolidierungsaufwandes entsprechend der Börsenordnung und des Transparenzrichtlinien-Umsetzungsgesetzes spätestens innerhalb von zwei Monaten nach Ende des Berichtszeitraums veröffentlicht.

Birkenwerder, 30. März 2009
Für den Aufsichtsrat: Prof. Dr. Michael J. A. Hoffmann (Vorsitzender des Aufsichtsrats)
Für den Vorstand: Hans Szymanski

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